Analisis Sistem Informasi Perpustakaan

Tugas Kelompok Analisis Perancangan Sistem Informasi
Kelompok 4 :

• Steven Candra (5115100068)
• Nuzul Ristyantika Y (5115100078)
• Bramastya Dewa I (5115100130)
• Achmad Ibnu Malik A (5115100175)

1. Analisa Kebutuhan Sistem Perpustakaan:

Perpustakaan tidak bisa dipisahkan dari yang namanya pembelajaran. Dimana dapat dikatakan pengguna terbesar dari perpustakaan adalah seorang siswa maupun mahasiswa bahkan seorang pekerja pun juga menggunakannya dalam mencari ilmu pengetahuan. Perpustakaan menyediakan fasilitas yang dapat mendukung pembelajaran apabila dimanfatkan semaksimal mungkin.  Dengan meningkatkan fungsi perpustakaan, diharapkan perputakaan dapat melaksanakan tugasnya sebagai media pendukung belajar dan mengajar di sekolah. Fungsi perpustakaan dapat menginkat apabila didukung dengan sistem yan baik dan layak. Sistem yang baik akan membantu pustakawan dalam mengelola perpustakaan sehingga meningkatkan layanan perpustakaan. Sedangkan sistem yang layak yaitu sistem yang digunakan sesuai dengan keadaan internal dan eksternal perpustakaan.

Sistem yang lazim digunakan di beberapa perpustakaan adalah sistem manual. Sistem ini dianggap paling layak digunakan mengingat koleksi perpustakaan yang tidak lebih dari 2000 eksemplar dan juga jam layanan perpustakaan yang tidak sepanjang jam layanan jenis perpustakaan lainnya. Meskipun sistem ini sesuai dengan kondisi perpustakaan, tetapi tidak semua perpustakaan dapat mengorganisasikan sistem ini dengan baik. Banyak kendala yang dihadapi karena sulitnya mengorganisasikan data perpustakaan yang banyak sendirian. Pustakawan perpustakaan biasanya mengerjakan sendiri semua bagian perpustakaan. Jadi, kemungkinan semua kegiatan perpustakaan tidak diselesaikan semaksimal mungkin.

A. Identifikasi Masalah

Oleh sebab itu maka dapat disimpulkan bahwa permasalahan atau kendala yang terjadi pada system perpustakaan yang membutuhkan perbaikan adalah:

• Kesulitan temu balik data peminjaman dan pengembalian buku
• Kurang efektifnya pencatatan peminjaman dari segi waktu
• Pembuatan laporan yang sering tertunda
• Data pengunjung perpustakaan yang masih manual.
• Sulitnya bagi pengunjung dan petugas perpustakaan yang akan mencari buku jenis tertentu dari ribuan bahkan ratusan ribu buku yang tersedia pada perpustakaan tersebut.
• Pendataan buku yang keluar masuk dikarenakan baru atau sudah rusak secara manual.

B. Evaluasi dan Sintesis

• Kesulitan temu balik data peminjaman dan pengembalian buku
• Penyebabnya adalah system yang masih manual membuat staf perpustakaan harus mencari secara manual transaksi sebelumnya.
• Kurang efektifnya pencatatan peminjaman dari segi waktu
• Dengan system yang masih manual menyebabkan pengguna menghabiskan waktu yang cukup lama untuk mencatat peminjaman.
• Pembuatan laporan yang sering tertunda
• Kesulitan dalam mengumpulkan data dan melakukan perhitungan atau review transaksi.
• Data pengunjung perpustakaan yang masih manual
• Sehingga menyulitkan bagi pengunjung dan juga bagi petugas yang ingin mendata pengunjung perpustakaan pada waktu tertentu.
• Sulitnya bagi pengunjung dan petugas perpustakaan yang akan mencari buku jenis tertentu.
• Jika terdapat sekitar  ribuan bahkan ratusan ribu buku maka akan menyulitkan bagi petugas maupun pengunjung yang akan meminjam karena mereka harus mencari satu persatu di rak buku dan belum tentu buku tersebut tersedia atau tidaknya.
• Pendataan buku yang keluar masuk dikarenakan baru atau sudah rusak secara manual.
• Sehingga saat ada buku yang baru atau buku lama yang rusak atau ada tambahan jumlah buku tertentu maka akan sulit unuk pendataan dikarenakan harus mencoret data jumlah sebelumnya dan menggantinya dengan yang baru. Belum lagi keakuratan data yang juga belum dapat dipastikan juga. 

C. Pemodelan

• Untuk mengatasi hal ini maka dibutuhkan sebuah aplikasi yang nantinya akan berguna dalam membantu pendataan sehingga pendataan tidak perlu dilakukan secara manual yang nantinya akan memakan waktu yang akan sangat lama dan mengurangi keakuratan dari data. Selain itu juga memudahkan bagi petugas maupun pengunjung perpustakaan yang terlibat dengan system tersebut.

D. Spesifikasi

• Maka akan disediakan sebuah fitur untuk pendataan kondisi buku yang didesain dengan sedimikian rupa sehingga petugas/anggota perpustakaan yang akan meminjam/mengembalikan buku, mencari dll akan dengan mudah menggunakannya tanpa harus memakan waktu yang cukup lama. Selain itu juga akan disediakan fitur lainnya yang sesuai dengan system perpustakaan yang ada. Misalnya untuk absen pengunjung perpustakaan dan petugas.

E. Review

• Dari beberapa penjelasan dan pernyataan diatas maka aplikasi khusus untuk mempermudah dalam pengelolaan system yang ada di perpustakaan memang dibutuhkan untuk memudahkan seluruh aktor yang terlibat dalam system tersebut serta untuk membantu dalam menjaga keamanan dan keakuratan dari data.

2. USE CASE DIAGRAM :

3. DATA FLOW DIAGRAM (PROCESS MODELLING)

4. DATA MODELING (CONCEPTUAL DATA MODEL)